Een behandelaar moet zich aanmelden in Perfect ROM. Daarvoor heeft hij of zij een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen (en een link naar het Perfect ROM systeem).

Na het inloggen kan de behandelaar met Perfect ROM aan de slag. Voordat een cleint in Perfect ROM een vragenlijst in kan vullen dient de behandelaar zijn clienten 'aan te maken' in Perfect ROM. Dat gebeurt met een formulier waarmee  een beperkt aantal gegevens van de client in Perfect ROM wordt opgeslagen. Elke client krijgt een dossiernummer waarmee hij of zij in het systeem bekend is. Deze dossiernummers moeten overeen met de dossiernummers die de behandelaars voor de persoonlijke dossier van de client hanteren.

De behandelaars kunnen de outcome (resultaten) van de ingevulde vragenlijsten van hun eigen clienten inzien. Deze outcome is weergegeven in grafieken en tabellen. De outcome geeft altijd een grafische uitslag van de laatste vragenlijst die ingevuld is en, als er meer dan 1 keer een vragenlijst is ingevuld, ook een overzicht van de resultaten van verschillende afnames van een vragenlijst bij eenzelfde client in de tijd.