Als een client door een behandelaar in het systeem is aangemaakt krijgt hij of zij automatisch een zogenaamde login toegestuurd via email. Deze login bestaat uit een gebruikersnaam en een wachtwoord waarmee de client in Perfect ROM bekend is. Verder is in die email ook een link opgenomen naar een speciale pagina. Na het aanklikken van deze link vraagt Perfect ROM om de gebruikersnaam en wachtwoord en wordt de speciale pagina geopend in de brwoser. Op deze pagina staan links naar de verschillende vragenlijsten. Na het aanklikken van een link naar een van de vragenlijsten krijgt de client een startpagina te zien met aanwijzingen voor het invullen van de betreffende vragenlijst. Na het klikken op een link naar de vragenlijst wordt de eerste vraag getoond en kan het invullen beginnen.

Bovenaan de pagina staat welke vragenlijst wordt ingevuld, bijv.: Kwalliteit van leven - gevoel.

De vragenlijsten hebben elk een verschillend aantal vragen. Elke vraag wordt op 1 pagina getoond met de antwoordalternatieven eronder. Bovenaan de vraag ziet de client altijd waar hij is in de vragenlijst, bijv. vraag 7 van 19. Verder is er grafisch afgebeeld door middel van een blauwe balk hoe ver de client is in de vragenlijst.

De alternatieven kunnen met een muis worden aageklikt. Er moet altijd een alternatief worden gekozen anders volgt een foutmelding. Het is de bedoeling dat een client alle vragen invuld. Pas dan zijn de resultaten bruikbaar voor het monitoren van de behandeling.

Na de laatste vraag komt de cllient op een eindpagina. Daar kan hij de resultaten (outcome) bekijken en printen. Daarna dient hij het windows venster te sluiten.